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会议管理

Posted by 企业规范化管理 2017年9月18日

会议管理

作者:张国祥
一、概述
会议的作用不外乎布置工作、总结经验、讨论事项、分析问题、研究对策,或表彰先进、惩戒违章,一言以蔽之就是做出决策或鼓舞士气。管理良好的会议能够集中集体智慧、快速解决问题、迅速推动工作,是企业管理中最常用的方式或手段。企业会议必须有的放矢,不能议而不决,更不能决而不行。会上放空炮,说大话,就会丧失企业决策效力,导致人心涣散,削弱组织活力。
一个企业每年应该召开的会议其实是屈指可数的,固定会议除了企业的年度总结大会、半年总结会、月例会、周例会(班组有晨会或晚会)之外,其余的会议都是专题会议,或是非常规会议,也可以称之为临时会议。
 
二、实战方法
会议管理
企业必须建立会议管理制度或者规范会议召开流程,对各类会议的主持人、参加人员、召开地点、会议召开时间长短、会议发言顺序、会议成果(如会议纪要、会议简报、会议决定等)做出清楚明确的界定,以确保会议召开的效率和效益。
对各种临时会议实行申报审批制度,可以制订《临时会议申报审批表》,对会议召开的目的意义、参与人员、讨论事项、解决问题、会议时间地点等事先做出规划,事后进行跟踪。让会议主持人或召集人做到开会有目的、有计划、有成效。
企业必须把握一个原则:可开可不开的会议坚决不开。
企业如果能将会议效率与绩效考核挂钩,那将是最有效的会议管理。
 
会议纪律
一方面作出明文规定,要求与会人员做到:积极准备,按时出席,不迟到不早退,不无故缺席。开会时认真听讲,并作笔记,讨论发言,深思熟虑,坦诚直言,遇有分歧,各抒己见,决不强加于人。集体决策,求同存异,坚持少数服从多数原则。遵守纪律,不说与会议无关的话,不做与会议无关的事。尊敬主持人、尊重不同意见者,不污辱同事。另一方面,会议主持人或主办单位负责人要做好会议考勤和纪律考核,严格按会议纪律查处违纪行为。
 
会议主持方法
会议成败或作用大小与主持人关系极为密切,要想会议取得成效,主持人必须做好以下工作:
事先做好规划,确定会议主题、讨论重点、解决途径、发言顺序,并设计好自己的建议与具体措施,最好事先告知与会者会议的主题。
掌控会议进程,启发与会者的参与性和创意思维,让会议朝有利问题最终解决的方向发展;及时机智打断无关会议主题的提议和发言,保持会议主题不动摇;在会议冷场时,要主动化解紧张局势,避免陷入僵局;在会议讨论热烈时,要善于引导,对建议性意见及时给予鼓励;注意眼观六路、耳听八方,对内向沉稳者,主动给予发言机会,不使每一个出席者受冷落。适时归纳总结,问题解决了,及时宣布散会。
对超时会议必须征得全体出席人员同意方可延时,否则宣布择机另开。
 
会议议事流程
各种例会和重大会议事先书面确定议事流程,各种临时会议则由主持人现场把控。对于讨论意见一致的当场拍板定夺。对于会议当天无法取得共识的话题指定专人会后拟订方案,再约时间另议。“择机另议”是防止“议而不决”最好的方式。
 
会议跟踪办法
会议纪要必须在会议结束后半个工作日内发放到与会者手中,最好用电脑记录同步发布到内部局域网。会后主持人或指定专人做好会议跟踪,确保会议决定事项得到落实。如果会议决议单一,责任主体单一,主持人跟踪提醒即可,落实责任人完成即向主持人报告。如果会议决定事项过多,就有必要制订《会议决议事项跟踪卡》,列出主办人、协助人、检查人与完成时限,此卡一式两份,跟踪者与主办人各执一份,用于跟踪与自我提醒,确保会议决议事项按期完成。各种例会召开下次会议时,主持人必须就上次会议执行情况进行总结,完成好坏与责任挂钩。
 
会议记录与会议纪要
一般企业会议下发的都是会议纪要,而不必发会议记录。通常会议记录尽可能详细,会议纪要则尽可能简洁。会议记录作为原始资料存档备查,会议纪要作为会议决议文件也要存档。会议纪要既是推动工作的工具,也是检查会议执行情况的依据。会议纪要是企业文件,会议记录不是企业文件,它仅仅是会议纪要的依据。
会议纪要通常记录会议概况、讨论事项、做出决定以及贯彻要求。要求言简意赅,文字简练,用语准确,不能模棱两可。
 
会议时间管理方法
凡是全体员工参与的工作推动会议,如新制度宣贯、新方案试行、新流程说明、严重违纪事情的处理通报等,通常不宜超过半小时。当然,带有娱乐性质的全年总结大会则又当别论。各小组或办公室例会(如晨会、晚会),通常不宜超过五分钟。跨部门的晨会也以一刻钟为宜。部门周会也以半小时最多不超过一小时为宜。笔者主张“大会半小时、例会五分钟”是从最短时间上讲的,仅供参考,具体到各自的企业,还得因企业而异。总的原则就是会议言之有物,能够帮助或推动工作更好进行。
 
专题会议准备流程
专题会议往往着眼于新情况新问题的商讨解决,成败关键在准备是否充足。如确定会议主题、确定参加人员,预估讨论时间,预算会议开支,准备主题报告,确定开会地点、确定开会时间,并有足够时间通知参会人员进行会议准备。专题会议的召开应该是“万事俱备、只欠东风”,这里的“东风”就是组织会议召开。如果不进行充分准备,临时通知一群人员开会,往往事与愿违,达不到会议效果。
专题会议准备工作可参见后面的《专题会议组织流程图》和《专题会议通知单》。
 
重大会议筹备方法
企业的重大会议,如年度总结大会、经销商大会(新产品发布会)、供应商垦谈会等等,必须至少提前一至二个月进行筹备。企业要成立大会筹备领导小组,领导小组下设秘书组、会务组、接待组、礼品组、酒店组(安排食宿)。秘书组和会务组先行成立,进行会务筹划、文案写作,邀请参会嘉宾,其他小组可以后期成立,但必须在会前一周将会务人员全部培训到位,让每一位会务人员明确各自职责,清晰会议流程。
 
三、参考案例

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