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怎样把握会议通知时间

Posted by 企业规范化管理 2010年8月3日

怎样把握会议通知时间

——咨询日记之八
作者:张国祥
2010-8-2早晨
不说你感到好奇,连我自己也觉得奇怪:为什么要写这样的文章?事情还得从上周六下午的一个项目办公会说起。
我们原定下周二举办项目思路与技术方法讲座,考虑到部分参与者周二要出差,项目组长提出讲座能否提前到周一下午进行。为了保证讲座效果,当然是参与者越多越好,我立即表示同意。我的秘书小李提出异议:如果小伟已经通知下去,就又得重新通知,不知变更通知时间上来不来得及?企业秘书小安说:他肯定没有通知!我问:何以见得?小安说:他下班就走了,哪有时间通知?
没通知也好,周一下午学习,不需要任何准备,周一上午通知好了。
“那我们以后通知开会都不用积极了。”另一位秘书小藤说。
不是积极不积极的问题,而是时间把握要恰到好处。
这时,我对他们讲了有效时间管理的原则和会议通知时间的把握方法。这二个企业秘书可是企业的中层和未来培养的重点人物,连他们都不清楚会议通知时间的把握原则,其他人的时间观也就可见一斑了。因故写下这篇文章。强调如下:
一、 临时会议以最远距离参加者能及时赶到为宜。
二、 学习与精神传达会议提前半天为宜。下午的会,上午通知;上午的会,前一天下午通知。
三、 需要准备或讨论的会议,提前24小时通知并同时下发会议资料或会议主题,让参与者有时间充分准备。需要在本部位讨论收集意见的会议还可以提前通知,以让下面有时间准备为宜。
四、 如果是例会就不必另行通知。
五、 重要的年度会议或需要邀请外部人士参加的会议(如营销会议、供应商联谊会、新产品发布会等),则必须制订详细的会议计划,至少提前二到三个月准备,提前一个月通知。
六、 任何会议不要多头通知,也不要二次通知(更改除外),会议时间到了,必须参加而未到场人士,可以追加通知。
七、 有局域网的企业最好使用局域网。尽量少用电话通知,不用纸质通知。
八、 加强到会管理,对无故不参加会议者当天就给予处罚。否则会议通知的效力就会大折扣。

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