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企业员工设计流程图的常见错误及纠正建议

Posted by 企业规范化管理 2010年10月14日

企业员工设计流程图的常见错误及纠正建议

——兼答讲课单位学员

——咨询日记之七十四

作者:张国祥

2010-10-13晚

我目前正在企业做咨询,现在项目进展到了流程设计修改阶段,上个月到过几个单位讲授流程管理,有的企业组织员工自主设计了一些流程图,有的还发到了我的邮箱,让我帮助修改,我都没有答应,更没有修改。一是我根本没有时间,二是我总是动口不动手,只做面对面修改。我从不独自一人为谁修改流程图,因为这样做不仅对企业无益,而且还很有可能误导企业——将所有的流程图做得千篇一律,毫无个性,最终也可能毫无可行性。但是不同的企业人员在首次设计流程图时所犯错误基本相同,或者说常见错误一样。因此,我想列举一下企业员工设计流程图的常见错误,只要大家把错误改正了,就能设计出美观实用的流程图来。

我发现的流程图设计常见错误如下:

1、张冠李戴,结构流程与活动流程错位。应该细化的环节不细化,应该概括的活动未归纳。

2、自造部门、自设岗位。部门与岗位同企业组织架构对不上。

3、授权与主持岗位不分。领导、组织、承办、协办不分明。

4、流程目标不明。不知工作来源、不明工作去向。

5、固执己见、自我设限。摆脱不了现行的错误做法,走不出部门的范围。

6、拖泥带水、节外生枝。多个流程混杂,做事主次不分。不能对每一个流动流程准确定位。

7、横空出世、纵横交错、悬崖峭壁、突然消失。这是指连线错误,不是行云流水,一贯到底。

8、大小不一,变态满纸。这也是指形式缺陷。由于语言不精炼,不能提纲挈领,表述如论文,框图被挤胀,图形变了样。

我目前发现企业员工首次设计流程图的主要错误有这八种,其中前六种属于内容上的错误,后二种属于形式上的错误。

如何纠正呢?我也提供几点建议:

1、审题仔细,搞清工作所属单位。

2、改正前面列举的常见错误。

3、站在公司立场设计,超越部门、现状束缚。

4、线条流畅,不交叉、不断头、不出现孤立进程。

5、紧盯公司架构及岗位设置图,不能自定岗位,自立部门或单位。

6、第一次画图必须与专家共同修改二三个。 

7、不要孤军作战、闭门造车、东施效颦,一定要找流程图涉及岗位员工征求意见。

8、对流程负责的是图中的管理岗位,而不是设计者。

9、流程图审批后还要撰写说明文件:图是归纳总结,文是细化展开,不要把图画复杂。

10、不要把现行的落后做法沉淀到图中,不要在图中规避责任,流程图不为个人量身做。

如果你仍然不能完全领悟,请你参考我的三篇文章:《流程分析方法》、《流程设计方法》、《流程优化方法》。听过我讲课的学员可以再回头看看我的讲课视频或讲课讲义。当然最好最快捷的方法就是向真正掌握流程管理技术与方法的人士当面请教。

俗话说熟能生巧。多多练习、多多交流,与身边同事探讨、征求流程图涉及岗位员工意见,也能帮助你提高不少。也有话说难者不会,会者不难。而当你一旦掌握了流程图制作工具之后,你就可以在工作中如虎添翼

标签:企业员工  设计  流程图  常见  错误  纠正  建议  
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